Tag Archives: DUH-Events

The Party 11 – Het zit er weer op

Het is inmiddels maandag tweede paasdag, ik zit weer thuis en alle spullen zijn weer uitgezocht en opgebouwd en zelfs de kat is alweer opgehaald. Er is ook weer een last van de schouders van de organisatie gevallen. Alhoewel het natuurlijk leuk is om een evenement als The Party te organiseren zit er wel ook een hoop tijd in, zeker in de laatste weken is het een zeer tijdrovende klus om na te gaan of alles goed voorbereid is en we er helemaal klaar voor zijn. We hebben nu na 11 jaar wel aardig wat ervaring opgedaan, maar toch blijven er altijd een paar kleine zaken die we structureel vergeten, en dus last minute moeten regelen.

Nu het evenement er weer op zit, de zaal leeg is en alles weer is afgerond rest ons nog de administratie op orde te brengen en de sponsoren te voorzien van de nodige foto’s en filmpjes, het bedanken van alle crewleden die dit mogelijk maken en het evalueren van alle onderdelen van het evenement. Wanneer dat er op zit hebben we eigenlijk geen echte rust, we kunnen immers meteen door met het verder organiseren van CampZone en onze andere evenementen :).

Deze The Party was in ieder geval weer een groot succes, we hebben het goed naar ons zin gehad en hebben eigenlijk geen noemenswaardige incidenten gehad. Dit jaar hebben we ook weer een paar nieuwe crewleden kunnen verwelkomen, iets wat natuurlijk ook altijd leuk is.

Voor een hoop mooie foto’s van The Party kan ik je doorverwijzen naar onze Facebook pagina. Hier onder in ieder geval alvast de foto’s die ik met mijn telefoon heb gemaakt.

The Party 11 – Opbouw

Dit jaar is het tijd voor de elfde editie van The Party, na een half jaar vol voorbereidingen konden we woensdag eindelijk beginnen met het opbouwen van het evenement. De laatste jaren doen we het opbouwwerk met minder mensen en dat blijkt positief te zijn voor de snelheid waarmee we het evenement neerzetten, dit jaar hebben we met 4 man alle tafels in een middag en een avond op kunnen bouwen (met een klein beetje uitloop naar de volgende dag). Ook het infrateam en eigenlijk alle andere crewleden weten inmiddels hoe alles werkt, het opbouwen blijft natuurlijk veel werk maar gaat nog steeds iedere keer weer sneller.

We gaan dus in een periode van twee en een halve dag van een helemaal lege hal naar een volle zaal met gamende lanpartybezoekers. Alhoewel het niet al te lastig klinkt om een paar tafels neer zetten, een netwerkje te regelen en wat mensen uit te nodigen komen er vooral een hoop details om de hoek waar je vooraf niet al te veel rekening mee houd als je dit voor het eerst zou doen. Een greep uit de grote hoge hoed:

Wist je dat je rookzuilen buiten schoon en leeg moet houden, en dat je een zooi krijg als je dat vergeet..

Slaapvakken uittekenen, op je knieën over de vloer om lijnen te maken met tape, duurt altijd langer dan je zou denken.

Voor onze sponsoren leek het ons erg leuk om streams en timelapses te regelen, je moet dan niet vergeten die stream ook te monitoren zodat het niet je kijkers zijn die je moeten melden dat deze het niet meer doet.

Luchtankers bestaan niet, een grote dosis creativiteit is noodzakelijk om waar te maken wat je initieel getekend hebt in je floorplans.

Stress is inbegrepen in de laatste opbouwdag, hoe goed de dagen er voor ook gaan.

En dan toch, wanneer het event weer begint, de hal warmer wordt en mensen daadwerkelijk binnenstromen voor een weekend waar ze lang naar uitgekeken hebben is het het allemaal weer waard. Dit jaar heb ik als leuke toevoeging op mijn werkzaamheden het begeleiden van het mediateam. Alhoewel ik het zelf niet al te veel voor doe is het wel leuk om een beetje richting te kunnen geven aan het team dat er voor gaat zorgen dat we nog lang beelden hebben om in de toekomst terug te kunnen kijken op dit event J.

Nieuwe Duh-Events Webshop

Gisteren is na lang testen en vooral erg veel ontwerpwerk van Lieneke (Studio Vlot) de nieuwe Duh Events Webshop live gegaan, de oude was een gedrocht wat vooral in beheer en gebruik een drama was. Alhoewel de oude shop nog steeds een vooruitgang was ten opzichte van het alternatief in termen van tijd die we nodig hadden om alle betalingen te verwerken.

Al voor CampZone 2012 zijn we rond gaan kijken wat we nou precies wilden en daar is uiteindelijk een shop op basis van Magento uit gekomen. Niet alleen is dit platform veel groter en beter ontwikkeld dan het alternatief, het is daarnaast ook nog eens een stuk flexibeler inzetbaar en heeft eigenlijk vrijwel direct alle onderdelen die we nodig hebben standaard beschikbaar. Zou zagen wij ons dit jaar helaas genooodzaakt om een toeslag door te voeren op Paypal betalingen (om verdere verhogingen van de prijs te voorkomen), onze oude shop kon dit niet, maar in de nieuwe was dit met een kleine plugin zo gedaan.

Dus, gisteren is de shop live gegaan, en op een paar kleine dingetjes na werkt alles eigenlijk vrijwel direct zoals voorzien.

Duh-Shop screenshot

Dan rest mij verder niets dan jullie allemaal te vragen nog even een kaartje te kopen voor The Party ;)

 

 

CampZone 2012

De eerste week van juli zit er alweer bijna op en we hebben afgelopen weekend de Pre-CampZone BBQ (Sfeerimpressie) gehad om het seizoen weer in te luiden.. Dat kan maar een ding betekenen, en dat is dat CampZone er alweer snel zit aan te komen!

CZBBQ Opbouw

Over iets meer dan drie weken wordt het startsein gegeven voor de twaalfde editie van dit evenement, helaas zal ik het dit jaar door de drukte op het werk en de ongelukkig getimede baanwissel maar deels mee kunnen maken (1e weekend) maar dat mag de pret niet drukken :). CampZone is en blijft een evenement dat uniek is in zijn soort, nergens op de wereld wordt een evenement zoals dit georganiseerd en ieder jaar is het weer een hele belevenis om het mee te mogen maken en er mijn steentje aan bij te kunnen dragen.

Net als voorgaande jaren zal er ook dit jaar weer veel aandacht besteed worden aan de niet computer gerelateerde activiteiten, zo hebben we inmiddels kunnen lezen over een paintball event tijdens CampZone, hebben we de Water Olympics en zit er natuurlijk nog veel meer in de planning wat de komende dagen bekend gemaakt zal worden. En als ik dan kijk naar de afgelopen jaren is het eigenlijk voor mij, en de meeste bezoekers ook helemaal niet te doen om het gamen, het is een mogelijkheid om met een grote groep mensen met een gedeelde hobby een ruime week lol te hebben tijdens het camperen, BBQ’en, feesten, bordspellen  spelen (Weerwolven :)) enzovoorts. En als het dan ‘s avonds donker en kouder wordt kan je altijd op het digitale slachtveld nog even een paar uurtjes los gaan voor je je bed op zoekt.

Ik weet in ieder geval zeker dat CampZone ook dit jaar weer een groot feest gaat worden :) ik ben benieuwd of ik me in kan houden om toch niet iedere dag na het werk even richting het veld te rijden om te kijken of ik mijn steentje bij kan dragen. Ik wens in ieder geval iedereen die gaat veel plezier, en de mensen die het concept nog niet kennen raad ik  aan om toch eens een dagje te gaan kijken, je zal positief verrast zijn!

Hoe komt dat zo?

Ik schrijf hier zeer regelmatig stukjes over The Party, CampZone en DreamHack, allemaal lanparties of afgeleiden daarvan, maar hoe ben ik nou ooit eigenlijk terecht gekomen in dat wereldje?

Dat is misschien wel een van de meest bijzondere momenten in mijn leven geweest denk ik, nog nooit eerder was ik zo overtuigd van het feit dat iets voor mij geschikt was als het moment waarop ik voor het eerst op internet las over een lanparty. Op een vrije middag was ik een beetje rond aan het kijken op het internet, het was ergens halverwege het jaar 2000 toen ik iets las over een lanparty met de naam Axyz in Vessem.. Meteen wist ik dat dat mijn ding was, ik ben naar beneden gerend en heb mijn ouders vol enthousiasme verteld wat ik had gevonden en dat ik dat ook kon. Zonder dat ik ooit een dergelijk evenement gezien had wist ik meteen dat ik ook dat soort evenementen wilde gaan organiseren.

In oktober 2000 was het dan tijd voor mijn eerste bezoek aan aan lanparty, ergens op de onderstaande foto sta ik gelukkig goed onherkenbaar in beeld samen met Eric.

Nog geen jaar later was het tijd voor de eerste editie van TGP (The Gaming Planet), een eerste editie in een serie van 5 of 6 waarbij ik samen met onder andere Eric, Erik en Glenn in Oirschot voor een man of 100 een erg succesvolle lanparty organisatie opgezet had.

Ondertussen was ik via deze evenementen in aanraking gekomen met GameParty, na eerst een beetje mee gelopen te hebben ben ik daar later actief crewlid geworden om vervolgens vanaf 2002 vast onderdeel te worden van de organisatie van The Party (waar ik dus zojuist mijn 10 jarig jubileum gehad heb :P). Daarnaast ben ik in die tijd samen met de TGP organisatie tot 3 of 4 keer toe fieldadmin geweest op CampZone en heb ik op een echt ontelbaar aantal evenementen ondersteuning geleverd of netwerk apparatuur vervoerd.

Een paar jaar geleden is na een jarenlange groei een trend ingezet waarbij steeds meer organisaties het bijltje er bij neer gooide, ondanks deze trend zijn wij gelukkig altijd nog succesvol door gegaan met The Party en CampZone. Wel zijn de evenementen op een bepaald moment van GameParty.net over gegaan naar het nieuw opgerichte Duh-Events, een bedrijf opgericht door een aantal mensen van het eerste uur met als doel het borgen van de toekomst van CampZone en The Party.

 

Op dit moment is er voor mij ook aardig wat veranderd, van een ondersteunende rol aan de zijlijn heb ik me de afgelopen jaren ook meer op de algemene ontwikkelingen kunnen richten (de Duh webshop bijvoorbeeld, of de overstap naar WordPress). Dit geld natuurlijk niet alleen voor mijzelf, maar ook voor de andere organisatieleden en crewleden, we zijn inmiddels 12 jaar ouder, een hoop ervaring rijker en een stuk wijzer en met de tijd zijn zo ook de uitdagingen gegroeid. We hebben onze eerste medewerker in dienst, we zijn zelf verantwoordelijk voor het draaiend houden van het bedrijf en de toekomst van de evenementen. Alhoewel ik nog steeds enkel een vrijwilliger ben binnen de organisatie heb ik alle ruimte om in ieder geval mijn visie en mening te geven en mee te bouwen aan de toekomst van het bedrijf. En als ik dan terug kijk op wat we allemaal al bereikt hebben en wat we nog in de pijplijn hebben zitten denk ik dat we met zijn allen erg trots mogen zijn op wat we al bereikt hebben..

Als ik dan nu, ongeveer 12 jaar later, terug kijk naar het moment dat ik die ene website toevallig tegen kwam kan ik nu nog steeds vaststellen dat het gevoel dat ik toen had nog steeds klopt, alleen dat we wel vele malen verder zijn gekomen dan dat ik ooit had verwacht.

The Party 10

Ik val in de herhaling met de titels van mijn posts, maar dat maakt niet uit, de boodschap is duidelijk :). Het is inmiddels dinsdag middag, ik voel me nog alsof ik door een vrachtwagen ben overreden, maar het feest zit er weer op, en ik denk dat we terug kunnen kijken op een meer dan geslaagde editie. Natuurlijk waren er wat punten die voor verbetering vatbaar zijn, maar daar moeten we voor het volgende jaar weer aan gaan werken. Ik denk wel dat we er dit jaar in ieder geval in geslaagd zijn om te voorkomen dat The Party zou gaan verzanden in een evenement dat ieder jaar exact hetzelfde is en gaat vervelen.

Foto van Luc Marc Dijkstra

De opening op vrijdag avond en het feest met SquarElectric op zaterdag avond zullen de meeste bezoekers nog wel enige tijd bijblijven denk ik, en dit zijn ook de momenten waar ik denk ik het meest trots op ben dit jaar, het is ons gelukt om dit jaar het evenement anders neer te zetten dan de voorgaande jaren en dat is een mooie start voor de komende tien jaar, waarbij het een nog groter spectacel moet worden waarbij we onze bezoekers een steeds weer beetje beter evenement kunnen aanbieden.

Dus, dan rest mij verder niets dan iedereen te bedanken die aan dit weekend heeft meegewerkt, en hopelijk tot volgend jaar :)

The Party 10

6, 7 en 8 April 2012 is het weer tijd voor ons jaarlijkse feestje in het Beursgebouw Eindhoven. Met plaats voor 1100 deelnemers is het het grootste evenement in zijn soort in de Benelux en met al 9 succesvolle voorgaande edities is het ook een van de langst opererende organisaties binnen de scene. Toch hebben we dit jaar besloten het eens over een hele andere boeg te gooien, de nadruk ligt veel meer op de competities die we aanbieden in combinatie met een blok live entertainment op de zaterdag avond om het evenement meer sfeer te geven. Daarnaast hebben we dit jaar voor een nieuwe zaalindeling gekozen die het aantal open lege ruimtes moet minimaliseren. Deze en alle andere aanpassingen die we gedaan hebben moeten er voor zorgen dat het evenement weer meer een feest wordt en een gezelligere uitstraling krijgt (probeer een grote lege hal als het Beursgebouw maar eens gezellig aan te kleden..)

Live act voor zaterdag avond

Toch wordt het organiseren van een evenement als dit door de jaren heen enerzijds makkelijker te organiseren omdat je de standaard dingen uit de draaiboeken van de voorgaande jaren kan halen, daar staan alleen een minstens net zo groot aantal nieuwe problemen tegenover die juist weer extra veel tijd kosten. Vooral op gebied van wet en regelgeving zijn er in de afgelopen tijd voor ons veel zaken veranderd die vooral zo hun effect hebben op de kosten van de organisatie.  Zo gaan we bijvoorbeeld om problemen te voorkomen en de belevenis voor de bezoekers te verbeteren het begeleiden van de verkeersstromen tijdens de opening uitbesteden aan een daarin gespecialiseerde partij, voor ons geeft dit rust omdat we zeker weten dat het goed geregeld is, en voor de bezoekers geeft het zekerheid en veiligheid. Hetzelfde geld voor de beveiligers / EHBO’ers die we in de nachtdiensten hebben rondlopen, we zitten immers in het centrum van een grote stad, met daarbij de verharding van de maatschappij de afgelopen jaren is het risico op problemen ook groter geworden. Alhoewel we tot op heden nooit noemenswaardige problemen gehad hebben op dit gebied willen we daar wel goed voorbereid op zijn.

BGE Leeg

Van een lege zaal naar een volledig draaiend event in +- 48 uur

Al dit soort zaken zijn verre van goedkoop, maar moeten bijdragen aan de haalbaarheid van de organisatie van een evenement als dit voornamelijk gebaseerd op vrijwilligers (ik word niet voor mijn inzet betaald bijvoorbeeld). De rust en zekerheid zijn voor ons gedurende de jaren dus belangrijker geworden. De voordelen hiervan zijn twee-ledig, we kunnen onze bezoekers een veiligere omgeving aanbieden, en wij hebben weer meer tijd om ons te richten op de echte kerntaken behorende bij het organiseren van een evenement als dit.

Al met al is het organiseren van een evenement als dit in de loop der jaren erg veranderd, maar de inhoud van de werkzaamheden is denk ik mooi mee gegroeid met de ontwikkeling van de organisatie leden :). Over een paar weken gaan we weer van start, waarna we even kort bij kunnen komen om vervolgens weer door te gaan voor de volgende CampZone en Barcraft.