Tag Archives: The Party

The Party 11 – Het zit er weer op

Leave a reply

Het is inmiddels maandag tweede paasdag, ik zit weer thuis en alle spullen zijn weer uitgezocht en opgebouwd en zelfs de kat is alweer opgehaald. Er is ook weer een last van de schouders van de organisatie gevallen. Alhoewel het natuurlijk leuk is om een evenement als The Party te organiseren zit er wel ook een hoop tijd in, zeker in de laatste weken is het een zeer tijdrovende klus om na te gaan of alles goed voorbereid is en we er helemaal klaar voor zijn. We hebben nu na 11 jaar wel aardig wat ervaring opgedaan, maar toch blijven er altijd een paar kleine zaken die we structureel vergeten, en dus last minute moeten regelen.

Nu het evenement er weer op zit, de zaal leeg is en alles weer is afgerond rest ons nog de administratie op orde te brengen en de sponsoren te voorzien van de nodige foto’s en filmpjes, het bedanken van alle crewleden die dit mogelijk maken en het evalueren van alle onderdelen van het evenement. Wanneer dat er op zit hebben we eigenlijk geen echte rust, we kunnen immers meteen door met het verder organiseren van CampZone en onze andere evenementen :).

Deze The Party was in ieder geval weer een groot succes, we hebben het goed naar ons zin gehad en hebben eigenlijk geen noemenswaardige incidenten gehad. Dit jaar hebben we ook weer een paar nieuwe crewleden kunnen verwelkomen, iets wat natuurlijk ook altijd leuk is.

Voor een hoop mooie foto’s van The Party kan ik je doorverwijzen naar onze Facebook pagina. Hier onder in ieder geval alvast de foto’s die ik met mijn telefoon heb gemaakt.

The Party 11 – Opbouw

2 Replies

Dit jaar is het tijd voor de elfde editie van The Party, na een half jaar vol voorbereidingen konden we woensdag eindelijk beginnen met het opbouwen van het evenement. De laatste jaren doen we het opbouwwerk met minder mensen en dat blijkt positief te zijn voor de snelheid waarmee we het evenement neerzetten, dit jaar hebben we met 4 man alle tafels in een middag en een avond op kunnen bouwen (met een klein beetje uitloop naar de volgende dag). Ook het infrateam en eigenlijk alle andere crewleden weten inmiddels hoe alles werkt, het opbouwen blijft natuurlijk veel werk maar gaat nog steeds iedere keer weer sneller.

We gaan dus in een periode van twee en een halve dag van een helemaal lege hal naar een volle zaal met gamende lanpartybezoekers. Alhoewel het niet al te lastig klinkt om een paar tafels neer zetten, een netwerkje te regelen en wat mensen uit te nodigen komen er vooral een hoop details om de hoek waar je vooraf niet al te veel rekening mee houd als je dit voor het eerst zou doen. Een greep uit de grote hoge hoed:

Wist je dat je rookzuilen buiten schoon en leeg moet houden, en dat je een zooi krijg als je dat vergeet..

Slaapvakken uittekenen, op je knieën over de vloer om lijnen te maken met tape, duurt altijd langer dan je zou denken.

Voor onze sponsoren leek het ons erg leuk om streams en timelapses te regelen, je moet dan niet vergeten die stream ook te monitoren zodat het niet je kijkers zijn die je moeten melden dat deze het niet meer doet.

Luchtankers bestaan niet, een grote dosis creativiteit is noodzakelijk om waar te maken wat je initieel getekend hebt in je floorplans.

Stress is inbegrepen in de laatste opbouwdag, hoe goed de dagen er voor ook gaan.

En dan toch, wanneer het event weer begint, de hal warmer wordt en mensen daadwerkelijk binnenstromen voor een weekend waar ze lang naar uitgekeken hebben is het het allemaal weer waard. Dit jaar heb ik als leuke toevoeging op mijn werkzaamheden het begeleiden van het mediateam. Alhoewel ik het zelf niet al te veel voor doe is het wel leuk om een beetje richting te kunnen geven aan het team dat er voor gaat zorgen dat we nog lang beelden hebben om in de toekomst terug te kunnen kijken op dit event J.

Nieuwe Duh-Events Webshop

Leave a reply

Gisteren is na lang testen en vooral erg veel ontwerpwerk van Lieneke (Studio Vlot) de nieuwe Duh Events Webshop live gegaan, de oude was een gedrocht wat vooral in beheer en gebruik een drama was. Alhoewel de oude shop nog steeds een vooruitgang was ten opzichte van het alternatief in termen van tijd die we nodig hadden om alle betalingen te verwerken.

Al voor CampZone 2012 zijn we rond gaan kijken wat we nou precies wilden en daar is uiteindelijk een shop op basis van Magento uit gekomen. Niet alleen is dit platform veel groter en beter ontwikkeld dan het alternatief, het is daarnaast ook nog eens een stuk flexibeler inzetbaar en heeft eigenlijk vrijwel direct alle onderdelen die we nodig hebben standaard beschikbaar. Zou zagen wij ons dit jaar helaas genooodzaakt om een toeslag door te voeren op Paypal betalingen (om verdere verhogingen van de prijs te voorkomen), onze oude shop kon dit niet, maar in de nieuwe was dit met een kleine plugin zo gedaan.

Dus, gisteren is de shop live gegaan, en op een paar kleine dingetjes na werkt alles eigenlijk vrijwel direct zoals voorzien.

Duh-Shop screenshot

Dan rest mij verder niets dan jullie allemaal te vragen nog even een kaartje te kopen voor The Party ;)

 

 

The Party 10

Leave a reply

Ik val in de herhaling met de titels van mijn posts, maar dat maakt niet uit, de boodschap is duidelijk :). Het is inmiddels dinsdag middag, ik voel me nog alsof ik door een vrachtwagen ben overreden, maar het feest zit er weer op, en ik denk dat we terug kunnen kijken op een meer dan geslaagde editie. Natuurlijk waren er wat punten die voor verbetering vatbaar zijn, maar daar moeten we voor het volgende jaar weer aan gaan werken. Ik denk wel dat we er dit jaar in ieder geval in geslaagd zijn om te voorkomen dat The Party zou gaan verzanden in een evenement dat ieder jaar exact hetzelfde is en gaat vervelen.

Foto van Luc Marc Dijkstra

De opening op vrijdag avond en het feest met SquarElectric op zaterdag avond zullen de meeste bezoekers nog wel enige tijd bijblijven denk ik, en dit zijn ook de momenten waar ik denk ik het meest trots op ben dit jaar, het is ons gelukt om dit jaar het evenement anders neer te zetten dan de voorgaande jaren en dat is een mooie start voor de komende tien jaar, waarbij het een nog groter spectacel moet worden waarbij we onze bezoekers een steeds weer beetje beter evenement kunnen aanbieden.

Dus, dan rest mij verder niets dan iedereen te bedanken die aan dit weekend heeft meegewerkt, en hopelijk tot volgend jaar :)

Map Generator

Leave a reply

Eergisteren schreef ik al een heel stuk over The Party, het leuke aan het organiseren van een evenement als dat is dat je veel dingen tegen komt waar je anders niets mee te maken zou hebben. Zo ook dus een “map generator”.  Iedereen zal bekend zijn met Google Maps,  je zoomt in op een plaatje en naarmate je verder inzoomt blijft het detailniveau ongeveer hetzelfde, maar veranderd wel de schaal. Een dergelijk systeem zochten we dus ook voor het floorplan van The Party, mensen kunnen op de kaart uitzoeken waar ze ongeveer willen zitten en vervolgens een plek boeken via het registratie systeem. Alleen als je 1.100 nummers op een plaatje zet is het natuurlijk niet meer te lezen, je kan dan een hoge-resolutie versie online zetten die mensen kunnen downloaden maar echt klantvriendelijk of praktisch is dat ook weer niet, dus moesten we op zoek.

En dat bleek in eerste instantie nog niet eens zo makkelijk te zijn, ik had verwacht dat het aanbod van deze tools enorm zou moeten zijn gezien het een leuke feature is die best regelmatig van pas zou kunnen komen, maar dat bleek dus niet het geval. Eigenlijk is er maar 1 echte goede tool voor die precies doet wat we willen, toen we deze vorig jaar voor het eerst gebruikte was de nieuwste versie uit 2008, maar inmiddels is er eind 2011 een nieuwe versie van deze doodsimpele tool gekomen. De naam van de tool is de Gmap Image cutter, je hoge resolutie bronplaatje wordt opgeknipt in een hele stapel jpg’s die vervolgens samen met een HTML file en de Google Maps API een “Google Maps” achtige plattegrond van je plaatje oplevert.  Het mooie is dat dit alles nog geen 5 minuten werk is en perfect werkt, waarom moeilijk doen als het makkelijk kan :).

Het The Party 10 floorplan als voorbeeld (als de map niet meteen goed laad, even de pagina verversen):

The Party 10

Leave a reply

6, 7 en 8 April 2012 is het weer tijd voor ons jaarlijkse feestje in het Beursgebouw Eindhoven. Met plaats voor 1100 deelnemers is het het grootste evenement in zijn soort in de Benelux en met al 9 succesvolle voorgaande edities is het ook een van de langst opererende organisaties binnen de scene. Toch hebben we dit jaar besloten het eens over een hele andere boeg te gooien, de nadruk ligt veel meer op de competities die we aanbieden in combinatie met een blok live entertainment op de zaterdag avond om het evenement meer sfeer te geven. Daarnaast hebben we dit jaar voor een nieuwe zaalindeling gekozen die het aantal open lege ruimtes moet minimaliseren. Deze en alle andere aanpassingen die we gedaan hebben moeten er voor zorgen dat het evenement weer meer een feest wordt en een gezelligere uitstraling krijgt (probeer een grote lege hal als het Beursgebouw maar eens gezellig aan te kleden..)

Live act voor zaterdag avond

Toch wordt het organiseren van een evenement als dit door de jaren heen enerzijds makkelijker te organiseren omdat je de standaard dingen uit de draaiboeken van de voorgaande jaren kan halen, daar staan alleen een minstens net zo groot aantal nieuwe problemen tegenover die juist weer extra veel tijd kosten. Vooral op gebied van wet en regelgeving zijn er in de afgelopen tijd voor ons veel zaken veranderd die vooral zo hun effect hebben op de kosten van de organisatie.  Zo gaan we bijvoorbeeld om problemen te voorkomen en de belevenis voor de bezoekers te verbeteren het begeleiden van de verkeersstromen tijdens de opening uitbesteden aan een daarin gespecialiseerde partij, voor ons geeft dit rust omdat we zeker weten dat het goed geregeld is, en voor de bezoekers geeft het zekerheid en veiligheid. Hetzelfde geld voor de beveiligers / EHBO’ers die we in de nachtdiensten hebben rondlopen, we zitten immers in het centrum van een grote stad, met daarbij de verharding van de maatschappij de afgelopen jaren is het risico op problemen ook groter geworden. Alhoewel we tot op heden nooit noemenswaardige problemen gehad hebben op dit gebied willen we daar wel goed voorbereid op zijn.

BGE Leeg

Van een lege zaal naar een volledig draaiend event in +- 48 uur

Al dit soort zaken zijn verre van goedkoop, maar moeten bijdragen aan de haalbaarheid van de organisatie van een evenement als dit voornamelijk gebaseerd op vrijwilligers (ik word niet voor mijn inzet betaald bijvoorbeeld). De rust en zekerheid zijn voor ons gedurende de jaren dus belangrijker geworden. De voordelen hiervan zijn twee-ledig, we kunnen onze bezoekers een veiligere omgeving aanbieden, en wij hebben weer meer tijd om ons te richten op de echte kerntaken behorende bij het organiseren van een evenement als dit.

Al met al is het organiseren van een evenement als dit in de loop der jaren erg veranderd, maar de inhoud van de werkzaamheden is denk ik mooi mee gegroeid met de ontwikkeling van de organisatie leden :). Over een paar weken gaan we weer van start, waarna we even kort bij kunnen komen om vervolgens weer door te gaan voor de volgende CampZone en Barcraft.